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Hoja de Cálculo

Una "Hoja de Cálculo" es un documento que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas. Se utiliza para analizar datos y tomar decisiones, organizar y analizar un presupuesto familiar, crear un archivo de contactos con sus teléfonos y correos electrónicos, hasta operaciones matemáticas y financieras. Las versiones más comunes son las de Microsoft Excel y la de Google Spreadsheets. La ventaja de la primera es que es la que se utiliza en los negocios y la segunda es gratis. 

Para este curso utilizamos "Excel", pero no te debes preocupar porque lo mismo sería si utilizamos "Spreadsheets".

Para comenzar hay que crear un “libro de trabajo” (Workbook) que se conoce como hoja de cálculo. Cuando se abre Excel aparece una nueva hoja con el título "Workbook 1".

Celdas
La base de Excel es la celda o casilla que se identifica con una letra que corresponde a la columna, y un número que corresponde al renglón o fila. Por ejemplo, en la imagen siguiente, la celda azul se identifica con A1, la palabra Ventas se encuentra en la casilla A10 y la cantidad $125.00 está en la celda B8.

Las casillas pueden tener diferente acho y alto, según las necesidades. Estas medidas se dan en "puntos" que es la medida de la tipografía, o sea, de las letras y números. Para cambiar el ancho de la columna C coloca el cursor en la parte superior de color gris entre las columnas C y D. El cursor cambiará de forma con dos flechas. Apretando el ratón mueve el cursor a la derecha para hacer más ancha la columna. Para hacerla más estrecha mueve el cursor a la izquierda.

En la siguiente figura hemos ampliado la columna C dejando las columnas A, B y D del ancho original. De la misma manera, ampliamos el ancho de la fila 4 colocando el cursor entre las filas 4 y 5 y, sin soltar el ratón, movemos el cursor hacia abajo. Solamente cambia el ancho de la fila 4. Cuando se cambia el ancho de una columna o de una hilera se afecta toda esa columna o hilera. 

Para cambiar las propiedades generales de la hoja de cálculo ir a Excel > Preferences > General y se obtendrá la página de "Settings" que se debe explorar para ver todas las opciones. 

Barra del Menú
Explore cada una de las opciones que le ofrece el tipo de letra “Font” y la alineación “Alignment” y en la manera de presentar los números “Number”. Descubra las distintas posibilidades que tiene para mejorar la apariencia de sus hojas de cálculo.

Operaciones Aritméticas
Con Excel podemos:
sumar            + 
restar             -
multiplicar      * 
dividir             /

Cada operación se ejecuta con su correspondiente tecla en el teclado de la computadora, tableta o smartphone.
 

Ejemplo
Se presenta un ejemplo sencillo de operaciones aritméticas.

Fila 1: los títulos centrados en cada celda
Fila 2: las cantidades que se vamos a afectar
Fila 3: las cantidades que afectan a las anteriores
Fila 4: los resultados
Fila 5: las operaciones como las interpreta Excel
 

Celda    Operación     Resultado
A5         = A2 + A3          980
B5         = B2 - B3           530
C5         = C2 + C3          530   
D5         = D2 * D3          550
E5         = E2  / E3           22

La resta se puede realizar de dos maneras dependiendo de cómo escribamos la cantidad que restamos. En la columna B la formula hace resta y en la columna C suma dos cantidades una de las cuales es negativa pues lleva el signo de -225.

Una de las ventajas de Excel es que, una vez que tenemos los datos en una hoja de cálculo, no tenemos que volver a escribir las fórmulas pues Excel lo hace automáticamente. Por ejemplo, si cambiamos la cantidad de la celda A2 de 755 a 555, Excel calcula automáticamente el nuevo resultado de 780. Si ahora cambiamos A3 a 0 (cero,) el total nos queda en 755. 

Esta característica de Excel es de gran importancia cuando analizamos un presupuesto o un plan financiero pues nos permite ver distintos resultados al ir cambiando las cantidades. Excel opera realizando las operaciones entre las celdas de tal manera que las operaciones serán siempre las mismas y solamente variarán las cantidades que coloquemos en cada celda.

Las operaciones entre celdas también se pueden realizar en hileras.
En la celda A1 anote la cantidad 10
En la celda B1 anote la cantidad 25
En la celda C1 anote la cantidad 55
En la celda D1 haga la suma =A1+B1+C1
Presione Enter y obtendrá la cantidad de 90

Suma con el comando Σ
Para facilitar los cálculos se puede usar el signo de SUM que aparece en la barra del menú con el símbolo Σ.
Con los datos del ejercicio anterior hagamos la suma que se muestra en la figura. 

1. Coloque el cursor en la casilla D1 la cual aparecerá resaltada.
2. Seleccione el signo Σ del menú. Excel entiende que se requiere la suma de las cantidades en la fila y las selecciona como muestra la figura.
3. Excel hace la siguiente operación = SUM (A1:C1)
4. Presione la techa Enter o Return y se obtiene el resultado.

Con el comando Σ solamente se pueden sumar cantidades en una misma columna o en una misma hilera. Cuando usemos este comando debemos asegurarnos que en la suma que realiza Excel estén únicamente  las celdas que queremos sumar. Para esto debemos colocar el cursor en la celda del resultado y hacer clic una sola vez. 

Debemos tener cuidado cuando tenemos una hilera o columna en donde tenemos subtotales para no contarlos dos veces. En el siguiente ejemplo el comando  Σ  se debe colocar en la celda C8 para obtener el subtotal de $115. Si no tenemos cuidado y colocamos el comando en la celta C10 el resultado será $200 en vez de $100.

Formatos Numéricos y Cantidades Negativas
Vamos a considerar el siguiente ejemplo en el que tenemos que calcular el costo de una reparación de un sofá. La fórmula para el Subtotal es =SUM (C3:C7) y la fórmula para el Total es =C8+C9 en donde el descuento se ha colocado como cantidad negativa. En Excel las cantidades negativas pueden llevar el signo de "menos" o también aparencer entre paréntesis como en este caso.

Podemos cambiar el costo de cada artículo sin tener que modificar las fórmulas. Supongamos que queremos utilizar una tela más fina cuyo valor es de $45. Inmediatamente veremos que el total aumentó a $123. Pero ahora necesitaríamos utilizar clavos más finos cuyo costo es de $14 en lugar de $3. Entonces el total aumenta a $134.

Para visualizar mejor nuestro presupuesto podemos hacer cambios a la hoja de cálculo.

A) Ancho de las columnas
Podemos cambiar el ancho colocando el cursor en la hilera superior que contiene las letras, colocándolo 
exactamente en la línea que divide a las columnas A y B. El cursor cambiará a una raya vertical con dos flechas. Sin soltar el cursor podemos mover el ancho de la columna para hacerlo más pequeño (hacia la izquierda) o más grande (hacia la derecha).

B) Ancho de las hileras
Coloquemos el cursor en la línea que divide a los números 10 y 11 y movámoslo hacia arriba (menos ancho) o hacia abajo (más ancho).

C) Formato de las Cantidades
Para incluir el signo de dólares llevemos el cursor a la celda superior de la columna C para seleccionar a todas las cantidades de esa columna. En el menú de Format escoger Cells, luego Number y finalmente Currency.

Podemos escoger el número de decimales que deseamos a la derecha de la cantidad.

D) Cantidades negativas
Son las cantidades que se restan en una operación. Podemos seleccionar que aparezcan con el signo de menos ‘-‘, entre paréntesis, o en color rojo. 
En el menú desplegable podemos escoger varias opciones para indicar como queremos que aparezcan las cantidades negativas .

Formato para Presupuestos
El formato que te presentamos te ayudará a elaborar tu presupuesto familiar para que puedas llevar mejor control de tus finanzas personales. 
1. Anota la cantidad mensual estimada para cada concepto.
2. Obten los totales para Ingresos (todo el dinero que te entra) y Egresos (todo lo que tienes que pagar).
3. Obtén tu Saldo = Ingresos - Egresos.

El presupuesto irá cambiando mes a mes, lo que te permitirá hacer comparaciones e identificar gastos que puedes reducir así como ingresos extra que podrás realizar para cubrir tus egresos.

Podrás hacer presupuestos para tus proyectos personales o de tus negocios, lo mismo que para un viaje de vacaciones. Acostúmbrate a llevar cuenta de todos tus ingresos y gastos.

 

Plantilla de Trabajo
Hemos preparado una plantilla para el Presupuesto con la misma información que aparece en la figura de arriba. La podrás alterar en tu celular para craer tu propio presupuesto.
1) Baja la App "
Spreadsheets de Google" 
2) Clic aquí: Presupuesto Plantilla de Trabajo
3) La plantilla aparecerá en tu pantalla
4) Clic en el documento y selecciona "Abrir en Spreadsheets"
5) Abrelo en Google Drive